Три совета, как не испортить общение по работе онлайн
"Удаленка" стала неотъемлемой частью современного общества, где есть свои правила этикета и приличия. Теперь сложно представить свою жизнь без онлайн-общения, zoom-конференций и переписки в различных месенджерах, сообщает Сегодня.
Но одно дело, когда все это вы используете для личного общения и совсем другое – для работы. Как же правильно использовать все возможности удаленной работы без ущерба делу и репутации?
Почему важно создавать график и календарь онлайн-встреч
К онлайн-встрече необходимо относиться также, как и к офлайновому мероприятию. То есть подготовить вопросы, которые нужно решить, выделить для этого необходимое время, а также организовать деловую остановку. Кроме того, в начале встречи необходимо обсудить регламент, возможные перерывы, план – если тайминг более 3 часов.
Аудио или видео звонки? Как не запороть деловое общение онлайн
Если в компании приветствуется "видеть" друг друга во время обсуждений, тогда стоит обратить внимание на некоторые особенности и отличия таких встреч.
Для начала, заблаговременно убедитесь, что условия комфортного делового общения соблюдены:
- проверьте связь и технические возможности;
- настройте микрофон, камеру, освещение.
Это важно сделать до начала встречи, чтобы не тратить на это время, когда уже все участники соберутся.
Также, если встреча предполагает видео – подберите нейтральный фон, соответствующую одежду, попросите близких не беспокоить в это время, откройте необходимые файлы и таблицы, приготовьте ручку и блокнот для записей. Все это может показаться мелочью, но она здорово "сьедает" время рабочей встречи, если не подготовиться заранее.
При проведении встреч с видео существует негласное правило: если включаются камеры, то у всех участников. Уважайте друг друга!
Кроме того, не стоит отвлекаться на параллельные телефонные звонки и сообщения – на оффлайн встрече такое поведение точно также не допустимо.
В любом случае, онлайн-встречи для вас в новинку или нет – к ним нужно относиться, как и к встречам очным. Новые условия работы не должны повлиять на итоговый результат работы команды.
Еще маленький лайфхак: во время общения в видеоформате старайтесь улыбаться – это располагает к себе человека, а во время аудиообщения – следите за артикуляцией и не спешите, чтобы ваш собеседник успел за вашими мыслями.
Чаты, мессенджеры, голосовые сообщения. С чем их "едят"?
Если говорить о переписке в рабочем чате – не стоит позволять себе бытовой стиль, изобилие смайлов, картинок, флуда и т.д. Разграничивайте беседы с близкими и общение по рабочим вопросам, даже если разговор переходит в соцсети.
Также стоит соблюдать временные рамки и уважать личное время своих коллег, партнеров, начальника – писать по рабочим вопросам до 9 утра и после 19 вечера, означает, как минимум неуважение. А еще выставляет вас в нехорошем свете.
Но такие временные рамки, конечно, актуальны для тех компаний, кто работает по более классическому графику или, если время не оговорено дополнительно.
Еще один нежелательный вид передачи информации – запись голосовых сообщений. Коллегам чаще всего неудобно прослушать запись голоса при отсутствии наушников и присутствии в помещении посторонних. Если без голосового сообщения не обойтись, то предварительно обязательно заручитесь согласием получателя. Тем более, если ответ вам нужен срочно!
Не стоит воспринимать эти советы, как свод правил, а больше – как проявление уважения и внимания к коллегам, возможность построить более эффективную коммуникацию, наладить здоровую атмосферу в коллективе и добиться результата.
Анна Ковпак